Justement, le coronavirus n’a pas oublié de s’inscrire dans les archives de manière inhabituelle : la 45e conférence des archivistes canadiens intitulée Vision 2020 : Voir les archives différemment qui devait se tenir à Coquitlam, se tiendra cette année… en ligne.

Du 10 au 12 juin, près de 50 intervenants se succéderont de façon virtuelle, à suivre sur ordinateur aussi bien que par téléphone. « Le monde des archives a énormément changé ces vingt dernières années », explique Robert, un auditeur d’archives d’entreprise, qui participe à la conférence et ne souhaite pas donner son nom pour des raisons de confidentialité.

Une vue de l’entrée des archives de la ville de Vancouver. | Photo par Jean-Baptiste Lasaygues

Quelle solution pratique ?

Quand il a commencé, tout était sur papier, sur des kilomètres de rayons. Cela prenait une place et un temps fous, que ce soit pour stocker ou pour faire des recherches, sans compter les trajets pour se rendre sur les différents sites. Il faut également des lieux où la conservation se passe bien. « Pas d’humidité bien sûr mais pas trop sec non plus pour éviter les incendies. Il faut des pièces conçues dans ce but », dit-il, avant de jeter un œil sur le bâtiment des archives de Vancouver. Impossible d’entrer, COVID-19 oblige, et il attend donc les documents qu’il recherche à l’extérieur. Une employée des archives va lui en apporter des copies.

« L’avènement des nouvelles technologies a tout changé, tant dans la création que dans la conservation des données », Robert poursuit en ajoutant qu’ « à long terme, la conservation des archives informatiques pose beaucoup de problèmes. » Les disques durs qui étaient utilisé au début pour stocker avaient une durée de vie limitée. Sept ou huit ans, rarement plus, parce qu’ils sont très sollicités. Il n’existe pas encore de support idéal sur de longues périodes. Il faut aussi parler du format des fichiers conservés. Il se peut que l’encodage de certains fichiers soit dépassé et ne puisse plus être lu. On se retrouve ainsi avec des mégabytes de données que l’on n’est plus capables de lire sur les ordinateurs d’aujourd’hui, et qu’il faut donc convertir, parfois sur des machines totalement dépassées.

La conservation des données, trop énergivore ?

« Les fermes de serveur consomment beaucoup d’énergie et nécessitent d’être refroidies en permanence », explique Robert qui montre, sur le toit du bâtiment recouvert d’herbe des archives de la ville, plusieurs unités
de ventilation qui tournent à plein régime en dépit de la température fraîche du jour. Une des solutions serait bien d’utiliser des disques durs SSD (sans composants mécaniques) mais leur durée de vie n’est pas meilleure que celle des autres disques durs et leur coût est très élevé.

L’aspect écologique de ce type de conservation sera discuté pendant la conférence, de même que la création du contenu pour les archives. Si certains documents tombent sous le sens, d’autres créés par les encyclopédies collaboratives ou des revues scientifiques méritent également qu’on les conserve, mais dans ces cas-là, comment faire le tri entre les travaux sérieux et ceux… totalement fantaisistes ? C’est ici un des sujets que traitera la conférence. Car les archives et leurs données peuvent être utilisées dans tous les domaines : journalistes, professeurs, avocats, politiciens, scientifiques, étudiants, médecins… Leur accès est donc aussi important que leur conservation. L’un des volets de la conférence sera consacré à leur implication dans le processus d’archivage.

Il y a un siècle, le maréchal Foch disait déjà : « Parce qu’un homme sans mémoire est un homme sans vie, un peuple sans mémoire est un peuple sans avenir ». Ce que propose donc la conférence est en quelque sorte de bâtir sur le futur en nous juchant sur les épaules des générations qui nous ont précédés.

Les inscriptions à la conférence se font sur le site www.archivists.ca/2020-Annual-Conference et les étudiants désirant seulement participer aux forums peuvent le faire, gratuitement, en contactant directement www.archivists.ca.